・勉強会の資料がたまって、ファイルがパンパン
・資料の山がかさばって邪魔！
・あの資料どこ行ったっけ？
どんどん増える勉強会などの資料、すっきり分かりやすく整理したいですよね。
実はその悩み、「資料をデータ化する」ことで解決できます！
なぜなら、資料をデータ化することで分厚い資料の山がタブレット1つにおさまるからです。
まみ
資料のデータ化は、研修医さんもオススメしているようですね👇
だすまんちゃんの現在の勉強環境は大量の紙の教科書を全てScanSnapで裁断自炊しiPad Pro12.9inchと10.5inchとiPhone7からiCloudで同期させたgood noteを用いて見たり書き込んだりしてる状況です。こうして3画面使うと複数ページを同時に見れるし便利。あとノートは縦長なので縦置きスタンドもおすすめ pic.twitter.com/zi2kSOExoX
— 研修医だすまんちゃん (@dasmanchan) February 5, 2019
この記事では、以下のことを紹介します。
- 勉強会などの資料をデータ化してすっきり整理する方法
- 整理した資料を効率よく活用する2つの方法
- 資料をデータで整理する5つのメリット
この記事を読むと、資料の山がすっきりなくなるだけではなく、効率的に資料を活用することができますよ。
勉強会の資料をデータ化してすっきり整理する方法
- 「いる資料」と「いらない資料」に分ける
- 紙の資料をスキャンしてデータ化する
- データ化したPDFにファイル名をつけて保存
- PDFの編集もできると便利
1つずつ説明していきますね(^^)
1.「いる資料」と「いらない資料」に分ける
まずは、資料の分別をして、必要な資料だけ残しましょう。
いるかいらないか迷ったものは、残しておいてOKです！
どうせデータ化するしかさばらないので(^^)
まみ
2.紙の資料をスキャンしてデータ化する
スキャンする方法は、2つあります。
- スキャナーを使う
- アプリで読み取る
スキャナーを使う
スキャナーにもいろんな種類があります。
- シートフィードスキャナー：大量の資料を1度にスキャンできる
- フラットベッドスキャナー：1枚ずつガラス面に当ててスキャンする
- スタンドスキャナー：1枚ずつカメラで読み取る
大量の書類をスキャンする場合は、シートフィードスキャナー一択です。
ただ、スキャナーは買おうとすると高いです・・・3～5万円します💦
「スキャナーを買うお金も、置くスペースもない！」という方は、レンタルスペースで借りましょう。
裁断サービスや、不要な資料を破棄してくれるところもあり、おすすめ✨
東京：秋葉原の自炊スペース – 本の電子書籍化なら自炊の森
埼玉：本の自炊(電子化) | 【セプリ】本の電子化・3Dプリントなど 関東 埼玉
愛知：スキャナー | 設備 | 名古屋駅から徒歩5分！ベースキャンプ名古屋 – コワーキングスペース
大阪：ホーム – 大阪梅田のレンタル自炊スペース-自炊空間
福岡：福岡市のコワーキングスペース,シェアオフィス | ヨカラボ天神
沖縄：タブポット沖縄那覇 ビジネスカフェ・コワーキングでWIFI・電源無料 ゆいレール旭橋から徒歩1分の好立地
まみ
アプリで読み取る
数枚程度のスキャンなら、アプリでOK👌
写真をとるだけでこれらの修正をしてくれます。
- PDF化
- 歪み補正
- トリミング
私は「Microsoft Office Lens」というアプリを使っています。
無料だし、One Driveへの保存も楽ちん＼( ‘ω’)／
3.データ化したPDFにファイル名をつけて保存
スキャンしたデータはPDFで保存します。
保存先はオンラインストレージ（ネット上の保存サービス）がおすすめ。
ネット上で保存するので端末の容量もとらないし、ログインすればタブレットからでもスマホからでもアクセスできるからです！
＼オンラインストレージもいろいろある／
- One Drive
- Googleドライブ
- ドロップボックス
私はMicrosoftの機能をよく使うので、Microsoftのオンラインストレージである「One Drive」を使っています。
タブレットはiPadを愛用中💓
まみ
一番安くて38,280円（税込）
4.PDFの編集もできると便利
このページだけ消したい・・
PDFの結合や分離をしたい
ここまで整理すると、このような欲求もでてきます🤣
無料のPDF編集ソフトもありますが、できることも限られているしセキュリティ面でも心配です。
有名なPDF編集ソフトに「Adobe」がありますが、1,580円/月（税込）と月額制で、ずっとお金がかかる💦
まみ
一回の払いきりでPDF編集ソフトが欲しい・・・
いろいろ調べた結果、 SOURCENEXT（ソースネクスト）の「いきなりPDF Ver.7」を購入しました！
STANDARDプランで3,498円（税込）だったけど、一度買ってしまえばこの先ずっと使える✨
ダウンロード形式だと、買ったらすぐに使えますよ(^^)
PDFを自由自在に組み替えできるようになりました！
整理した勉強会の資料を効率よく活用する2つの方法
- 保存はオンラインストレージを使う
- 資料への書きこみはタッチペンを使う
それぞれ説明しますね✨
保存はオンラインストレージを使う
データは端末やUSBに保存せず、オンラインストレージを使いましょう。
理由はこの2つ。
- 端末の容量を消費せずにすむ
- ログインすればどの端末からでもアクセスできる
ネット上に保存してるので、パソコンやスマホが壊れても問題なし✨
電車の中でちょっと気になった時とかでも、スマホですべての資料を確認できますよ💓
資料への書きこみはタッチペンを使う
PDFに書きこみをしたいときは、タッチペンを使いましょう。
＼タッチペンのメリット／
- インク切れの心配がない
- インクを買う費用も手間もない
- いろんな色のペンを持ち歩かなくていい
- 蛍光ペン、マーカー、ペン、消しゴムがこれ1本！
実際に、私はApple Pencil（アップルペンシル）を使っています。
使ってるiPadによって、アップルペンシルが第一世代なのか第二世代なのか違うから気を付けて！
勉強会の資料をデータで整理する5つのメリット
- かさばらない
- 必要な時は印刷もできる
- ファイル別に整理できて分かりやすい
- どんな端末からもすべての資料が見られる
- OCR（光学式文字読取装置）で検索できる
1つずつ説明していきます。
かさばらない
一番のメリットはかさばらないこと！
ほこりもたまらないし、端末にすっきりおさまって最高✨
まみ
必要な時は印刷もできる
「この資料は印刷して、病棟で持っておきたい」という場合は、データを印刷すればOK。
紙の資料に簡単に戻せます💓
ファイル別に整理できて分かりやすい
データだと、画面上でファイル別に整理できるので、どこに何があるか分かりやすくなります。
＼細かい項目に分けることもできます／
＼一目で資料が把握しやすい💓／
並び替えも簡単にできる！
紙の資料だと、並び替えや整理が大変ですよね💦
どんな端末からもすべての資料が見られる
パソコン、タブレット、スマホから、すべての資料が見られるのも大きなメリットです。
紙の資料をいつも持ち歩くことは不可能ですよね。
資料をデータ化すれば、スマホでいつでもどこでもすべての知識が確認できますよ✨
まみ
OCR（光学式文字読取装置）で検索できる
資料をスキャンするときにOCRで処理をすれば、欲しいデータを検索することができます。
調べたいキーワードをオンラインストレージ内で検索すれば、そのキーワードを含む資料を一発で探し出すことができますよ。
これは紙の資料ではできないことですね！😳
ファイリングだけして眠っていた資料も、これで活用できます(^^)
まとめ
今回は、以下のことをお話ししました。
- 勉強会などの資料はデータ化してすっきり保存しよう
- オンラインストレージに保存して、もっと便利に
- 書き込みはタッチペン1つでOK
- 資料をデータで整理する5つのメリット
これでもう、パンパンにかさばる書類ともおさらばですね。
この方法を友だちに説明したら、「なにそれ便利！」と言って2～3人がマネしてくれました🤣
私は本などもほとんど電子書籍なので、本棚はすっからかんです。
まみ
この記事が、少しでもあなたの役に立てれば嬉しいです💓
